Política de Manejo y Protección de Datos

POLITICA DE MANEJO Y PROTECCIÓN DE DATOS

CAPÍTULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1. OBJETO: Establecer las políticas de control para garantizar la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los clientes de Silva Carreño & Asociados S.A.S., o de aquellos con quienes sostenga relaciones comerciales, dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013.

ARTÍCULO 2. MARCO LEGAL: La presente política se regirá por lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política, las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas y decretos reglamentarios.

ARTÍCULO 3. GLOSARIO: Para efectos de la presente política se entiende por:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretender dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Datos sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

ARTICULO 4. PRINCIPIOS RECTORES: Los principios rectores de la presente política son:

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
3. Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
6. Principio e acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se deriven de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente política.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que la presente política se refiere, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente y en los términos de la misma.

ARTÍCULO 5. DERECHO DE LOS TITULARES: El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ARTÌCULO 6. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

ARTICULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Cuando SILVA CARREÑO & ASOCIADOS S.A.S. actúe como responsable del tratamiento de la información, cumplirá con los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable y comprensible.
5. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
7. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.
8. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
10. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
11. La empresa se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la educación, a la libre cátedra y principalmente, de la autonomía universitaria.

ARTÌCULO 8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: El responsable del tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. La recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados y deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior por parte del titular.

ARTÍCULO 9. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR: Se ejercerán por las siguientes personas:

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por los causahabientes del Titular (en los casos que éste falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

ARTÍCULO 10. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN: La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

ARTÍCULO 11. MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica, para concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

ARTICULO 12. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: Se dispondrá de los medios tecnológicos o físicos, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

ARTÍCULO 13. REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN: Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o fuere improcedente en virtud de relación contractual sea cual fuere su naturaleza (académica, laboral, civil o comercial). Para ello, deberá radicar solicitud escrita ante el área administrativa de SILVA CARREÑO & ASOCIADOS S.A.S., por medio de la cual solicite de manera expresa revocar dicha autorización.

ARTÍCULO 14. TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN: En aquellos casos sujetos a los requerimientos legales aplicables, en que se haga necesario la transferencia de la información a terceros, la empresa velará porque ésta siempre se haga conforme a lo establecido en la presente política. En razón a ello, la empresa tomará las medidas necesarias para que los terceros receptores de la información conozcan y se comprometan a cumplir esta política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada, para asuntos directamente relacionados con la empresa y no podrá ser destinada para propósito o fin diferente.

ARTICULO 15. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: los datos recogidos, administrados y procesados por SILVA CARREÑO & ASOCIADOS S.A.S. en sus bases de datos, serán utilizados únicamente en desarrollo de su objeto social y en ejercicio de sus relaciones contractuales.

CAPITULO SEGUNDO

PROCEDIMIENTO

ARTICULO 16. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS Y CONSULTAS: El área administrativa de SILVA CARREÑO & ASOCIADOS S.A.S., será el área encargada de procesar y canalizar las distintas solicitudes y trámites asociados con tratamiento de información personal.

ARTÍCULO 17. CONSULTAS: Los titulares y/o sus autorizados podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de la empresa. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

ARTÍCULO 18. PROCEDIMIENTO DE LAS CONSULTAS: Una vez radicada la solicitud ante el área administrativa de SILVA CARREÑO & ASOCIADOS S.A.S., la misma será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 19. RECLAMOS. El titular y/o sus autorizados que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política, podrán presentar un reclamo ante el área administrativa de Silva Carreño & Asociados S.A.S., bajo el siguiente procedimiento:

PARÁGRAFO 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SILVA CARREÑO & ASOCIADOS S.A.S., por medio de escrito formal, donde se exprese de manera puntual el objeto de la solitud, con identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección; y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si presentado el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

PARÁGRAFO 2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo siempre y cuando se cumpla a cabalidad con la totalidad de los requisitos previstos en esta política. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO 3. En caso de que SILVA CARREÑO & ASOCIADOS S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

ARTÍCULO 20. VIGENCIA Y DEROGATORIA: Esta política rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.